Les modalités de remboursement des frais
Afin qu’elle fasse l’objet d’un remboursement en bonne et due forme, la dépense doit être réelle, justifiée (via une facture ou un reçu) et engagée pour les besoins de l’activité associative. Pour éviter tout problème ou toute confusion, les associations sont fortement encouragées à systématiquement demander une note de frais (avec justificatifs) aux bénévoles souhaitant une indemnisation. Globalement, la note de frais est indispensable au remboursement, car sans celle-ci, il est impossible de reconnaître et de justifier avec clarté la dépense.
L’association doit fixer certaines règles
Pour se prémunir de tout malentendu ou incompréhension, l’association doit dès le début de son activité fixer de manière claire les règles de remboursement propres à la structure. Il s’agit ici de stipuler la nature des dépenses que l’association rembourse (transport, hébergement, restauration, fournitures etc.), d’établir d’éventuels plafonds et enfin de préciser le mode de calcul des indemnisations (remboursement forfaitaire ou en frais réel). Il est conseillé aux structure associatives d’utiliser le mode de calcul du remboursement en frais réel plutôt que forfaitaire.
Ainsi un club ne peut rémunérer un enseignant bénévole (titulaire d’un Brevet Fédéral par exemple), le remboursement de frais engagés par l’enseignant pour le club ne remet pas en cause le bénévolat si les frais sont justifiés par des factures et concernent l’activité du club.
Toute autre rétribution financière doit faire l’objet d’un contrat de travail entre le club et l’enseignant (titulaire d’un CQP, BE ou DEJEPS), l’association peut faire appel au Chèque emploi association afin de simplifier ses démarches.